Anexo de Retenciones en la Fuente Bajo Relación de Dependencia – RDEP
El Anexo de Relación de Dependencia (RDEP) es un reporte obligatorio que deben presentar todos los empleadores al Servicio de Rentas Internas (SRI). Este documento detalla los pagos realizados y las retenciones efectuadas a los empleados durante el año fiscal.
¿Quiénes deben presentar el RDEP?
Sujetos obligados
- Empleadores (personas naturales y sociedades)
- Empresas con trabajadores en relación de dependencia
- Organizaciones que mantuvieron personal durante el período fiscal
Sujetos NO obligados
- Empleadores sin personal en relación de dependencia
- Personas naturales que contraten servicios domésticos
- Estados extranjeros y organismos internacionales
- Negocios populares con trabajadores que no superen la base gravada.
- Condominios con trabajadores bajo el criterio anterior.
Base legal: Ley de Régimen Tributario Interno (Artículos 36 y 43)
¿Qué deben reportar los empleadores?
Los empleadores tienen la responsabilidad de reportar todas las retenciones del Impuesto a la Renta efectuadas a sus trabajadores en relación de dependencia. Esta obligación se mantiene incluso en períodos donde no se hayan realizado retenciones, garantizando así un registro completo y transparente de la información fiscal.
El reporte abarca todo el ejercicio fiscal, desde el primer día de enero hasta el último día de diciembre, proporcionando una visión anual completa de las transacciones laborales y tributarias.
Para facilitar este proceso, el Servicio de Rentas Internas (SRI) ha establecido un sistema estandarizado de presentación. La información debe ser entregada en formato XML, cuyas especificaciones técnicas y estructuras están disponibles sin costo en el portal web oficial del SRI (www.sri.gob.ec).
Plazos de presentación
De acuerdo con la RESOLUCIÓN NRO. NAC-DGERCGC24-00000037 Artículo 1 . La cual reforma la Resolución No. NAC-DGERCGC24-00000002 publicada en Suplemento del Registro Oficial No. 476 del 12 de enero de 2024, que estableció las normas para la presentación del anexo de retenciones en la fuente bajo relación de dependencia RDEP, en los siguientes términos:
Obligaciones
Empleadores: Considerar la rebaja del Impuesto a la Renta causado por los gastos personales de sus empleados para el cálculo de las retenciones a ser efectuadas mensualmente.
Empleados: Los contribuyentes que laboran bajo relación de dependencia presentarán a su empleador durante el mes de febrero, de forma electrónica o física en dos ejemplares iguales, el “FORMULARIO SRI-GP”.
El empleador deberá practicar la retención del impuesto a la renta en forma mensual a partir de los pagos que realice a sus trabajadores respecto del mes de FEBRERO.
ENERO : no aplica retención.
Cuando en el transcurso del ejercicio fiscal se produjeran cambios en las remuneraciones, el empleador efectuará la correspondiente reliquidación para efectos de las futuras retenciones mensuales . En caso de que el trabajador considere que su proyección de gastos personales o número de cargas familiares será diferente a la originalmente presentada, podrá entregar a su empleador, en el mes de junio y/o septiembre, un nuevo formulario .
Actualizaciones destacadas del RDEP 2025
- Según la Resolución No. NAC-DGERCGC24-00000041, la base exenta para el pago del Impuesto a la Renta pasa de USD 11.902 en el año 2024 a USD 12.081 en el año fiscal 2025.
- Se actualizó el valor de la canasta básica aplicable, que es de $789.57.
- Actualización sobre la rebaja de gastos personales para contribuyentes con o a cargo de enfermedades raras o discapacitados (máximo 100 canastas básicas por el 18%).
- Cruce de información del formulario RDEP con lo declarado en el formulario 103, casillero 302-352.
Sanciones por la no presentación del Anexo RDEP
- Multas por presentación tardía: El SRI puede imponer multas que van desde USD 30 hasta USD 1,500, dependiendo del tamaño de la empresa y el grado de incumplimiento. La sanción se calcula por cada mes o fracción de mes de retraso, y es acumulativa.
- Intereses moratorios: En caso de que no se pague la multa a tiempo, se acumulan intereses sobre el valor de la sanción, conforme a las tasas publicadas por el Banco Central del Ecuador.
- Requerimientos y auditorías: El SRI puede emitir requerimientos de información adicional o realizar auditorías fiscales en los casos de incumplimiento reiterado o falta de presentación del anexo. Esto puede generar una mayor carga administrativa y posibles ajustes tributarios.
Rentas del trabajo bajo relación de dependencia
Para el cálculo de la base imponible para el pago del impuesto a la renta bajo relación de dependencia se considera la siguiente fórmula:
Base imponible = Ingresos gravados - Deducciones
Ingresos gravados
- Sueldos
- Comisiones
- Horas extras
- Utilidades
Ingresos exentos
- Fondos de reserva
- Décimos
- Indemnizaciones por despido intempestivo o desahucio
- Compensación por salario
Deducciones
- Aporte al IESS (9.45% o 11.45%)
- Miembros de la Fuerza Pública, los aportes personales a las cajas Militar o Policial, para fines de retiro o cesantía.
- Deducciones por tercera edad o discapacidad
Pasos para elaborar el Anexo RDEP
Recopilación de documentación
- Roles de pago mensuales del año 2024
- Planillas del IESS de todo el año
- Formularios 103 mensuales
- Actas de finiquito (si existieron)
- Registros de horas extras y bonificaciones
- Documentación de gastos personales presentada por empleados
Verificación de software
- Descargar la última versión del DIMM del portal del SRI.
- Verificar que sea la versión compatible con RDEP 2024.
- Instalar el programa en el computador.
Una vez que se ha seleccionado la empresa, se escoge el año de la declaración y el tipo de empleado; estos pasos son previos para proceder a registrar los ingresos y gastos de los colaboradores. Este proceso es útil para aquellas empresas que tienen menos de 10 colaboradores. Para empresas de más de 10 colaboradores es conveniente descargar el archivo base y subir el XML al DIMM.
Para poder ingresar los datos de un colaborador, primero se debe seleccionar Nuevo y llenar los datos informativos como : nombres, apellidos, identificación, cargas familiares, entre otros.
Luego de registrar los datos, el formulario pedirá ingresar la información de ingresos, así como la proyección de gastos personales que el colaborador le ha entregado al departamento de recursos humanos.
Es importante recordar que para registrar los ingresos se debe considerar cuáles son gravados y cuáles son exentos para así evitar errores en el cálculo del impuesto a retener, y esto puede ser revisado en la Ley de Seguridad Social en su artículo 14.
Una vez los datos sean ingresados, se guarda la información y se genera el formulario 107, el cual es el comprobante de retención del impuesto y debe ser firmado por el colaborador y archivado por el área contable.
Una vez completado el formulario, guarda y genera el archivo XML que será subido al portal.
Carga tu archivo en el SRI.
- Vuelve a la plataforma del SRI en línea y selecciona la opción Envío de anexos.
- Busca y selecciona el archivo XML generado.
- Carga el archivo y asegúrate de que el sistema confirme la recepción correcta.
La presentación del RDEP es un proceso crucial que requiere atención al detalle y conocimiento actualizado. Con esta guía, hemos cubierto los aspectos fundamentales para una presentación exitosa.
Dátil Tips:
- El representante legal no se reporta en el RDEP.
- Todos los colaboradores activos y cesantes deben ser reportados.
- Si te sale la obligación aun cuando no mantienes empleados en relación de dependencia, se debe ingresar un trámite para dar de baja la obligación, puesto que la normativa indica que no estás obligado y, si no alcanzaste, puedes declarar en cero para evitar multas.
Si eres trabajador y quieres llenar tu anexo de gastos personales, te invitamos a leer la guía en nuestro blog.