Declaración de IVA: Guía completa para cumplir con tus obligaciones tributarias

Declarar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) es una responsabilidad fundamental para cualquier empresa o profesional independiente que desarrolle actividades económicas. En esta guía, se mostrará paso a paso cómo realizar la declaración del IVA de manera sencilla y efectiva, asegurando que cumplas con todas tus obligaciones fiscales y evites posibles sanciones.

¿Qué es el IVA?

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es un tributo indirecto que se aplica al consumo de bienes y servicios. Es pagado por el consumidor final, pero son las empresas las responsables de recaudarlo y entregarlo al Estado a través de la declaración mensual o semestral, de acuerdo a su régimen.

¿Cuándo se presenta la declaración de IVA?

La periodicidad de la declaración varía según el régimen del contribuyente pero pueden ser:

• Mensualmente: cuando el volumen de operaciones es elevado.
• Trimestralmente: para empresas y autónomos con menor facturación. Es crucial estar al tanto de los plazos y presentarla a tiempo para evitar sanciones.

¿Cómo calcular el IVA?

Para determinar el importe a pagar, las empresas deben calcular el IVA devengado (cobrado a los clientes por sus ventas) y restarle el IVA soportado (pagado a proveedores en las compras). La fórmula es la siguiente:

IVA a pagar = IVA devengado - IVA soportado

Pasos para realizar tu declaración

PASO 1

Debes ingresar con tu usuario y clave al Portal del SRI

PASO 2

Revisa los comprobantes electrónicos recibidos en la opción Facturación Electrónica > Comprobantes Electrónicos Recibidos para verificar las compras que has realizado durante el periodo a declarar el cual podrás utilizarlo para rebajar tu IVA a pagar

El SRI te mostrará los comprobantes electrónicos recibidos organizados por año, fecha y día. Además, podrás visualizar de manera separada los distintos tipos de documentos, como Facturas, Liquidaciones de Compras, Retenciones, Notas de Crédito y Notas de Débito.

Una vez filtrada la información se mostrarán todos los documentos electrónicos recibidos tanto con cédula, como con RUC, por lo cual deberás descargar uno por uno y verificar cual de estos son los que utilizarás en tu declaración. Es importante filtrar por mes y el filtro de día escoger la opción "Todos".

Recuerda que, para la declaración de tus impuestos, solo son válidos los documentos electrónicos recibidos con tu número de RUC y que se relacionen con tu actividad económica.

Si utilizas un sistema de facturación electrónica, puedes simplificar el proceso automatizando la sincronización de los documentos electrónicos recibidos con tu RUC. En Dátil, ofrecemos nuestro Servicio de Integración con el SRI, que automáticamente descarga y registra diariamente los comprobantes en tu cuenta, facilitando el control de tus gastos e impuestos. Si ya tienes una cuenta en  Dátil , puedes activar este servicio fácilmente siguiendo nuestra Guía

PASO 3

Una vez identificadas las compras, se procede a iniciar con la declaración, para esto se debe acceder al menú en la opción Declaraciones > Declaración de Impuestos > Elaboración y Envío de Declaraciones

Se mostrará todos los formularios que el SRI tiene disponibles para declarar conforme a tus obligaciones tributarias , en está ocasión se escogerá en Formulario de IVA. Una vez se selecciona el formulario a declarar, se procede a escoger la frecuencia, la cual puede ser Mensual o Semestral. En caso de ser mensual se debe escoger el "Periodo" para poder avanzar con la declaración.

Las preguntas que se despliegan están relacionadas con tu actividad económica, por lo que es fundamental leerlas detenidamente y seleccionar las opciones correctas. Ten en cuenta que, si es la primera vez que las seleccionas, en tu próxima declaración el SRI las marcará automáticamente por defecto.

El SRI no solo facilita la selección automática de las preguntas relacionadas con tu actividad económica para futuras declaraciones, sino que también te permite cargar tu declaración de manera automática con tus transacciones de compras y ventas a través de un archivo JSON. Este archivo puede ser cargado antes de responder las preguntas y autocompletará la información de los casilleros de acuerdo a los datos extraídos de tu sistema de facturación.

Dátil facilita la generación del archivo JSON con todas tus transacciones cargadas en la plataforma de facturación electrónica. Esta funcionalidad te ahorra tiempo en tu declaración de impuestos al completar automáticamente los campos correspondientes a tus compras y ventas del período. ¡Sigue nuestra guía paso a paso y prueba esta función ahora mismo!

PASO 4

Una vez que hayas respondido las preguntas, el siguiente paso es completar el formulario. Si no lo has cargado automáticamente, deberás ingresar manualmente la información en los casilleros correspondientes a tus ventas y compras, de acuerdo con tu actividad económica.

Antes de comenzar, es fundamental revisar el apartado naranja que muestra la Información Fiscal. En este espacio se detallan todas las ventas electrónicas emitidas desde cualquier sistema de facturación y autorizadas por el SRI. Es crucial validar esta información, ya que cualquier discrepancia deberá ser revisada y corregida de manera oportuna para evitar problemas posteriores.

Para completar los campos de tu declaración analizaremos uno a uno los paneles desplegables:

VENTAS

En la sección de ventas debes colocar tus transacciones de acuerdo a la actividad económica que realizas y al régimen en que te encuentras designado. Para conocer en que casillero debes colocar los rubros de ventas debes leer la Ley de Régimen Tributario Interno en los artículos 54, 55 y 56.

Los  principales casilleros que debes completar de acuerdo a las ventas que tuviste son los siguiente:

• Ventas locales (excluye activos fijos) gravadas tarifa diferente de cero casillero  (401)
• Ventas locales (excluye activos fijos) gravadas tarifa 0% que no dan derecho a crédito tributario casillero (403)
• Ventas locales (excluye activos fijos) gravadas tarifa 0% que dan derecho a crédito tributario casillero (405)
• Transferencias no objeto o exentas de IVA casillero (431)

Al completar los casilleros, es importante tener en cuenta lo siguiente:

1. La columna de VALOR BRUTO debe llenarse con el total de ventas, considerando solo los valores sin IVA.
2. En la columna VALOR NETO (VALOR BRUTO - NC), tal como lo indica, debes descontar las notas de crédito que hayas recibido, por ejemplo (Ventas $100 - Notas de Créditos $70 = $30 este valor debe colocarse en la columna VALOR BRUTO - NC)
3. La columna de IMPUESTO GENERADO se calculará automáticamente una vez hayas completado la columna de VALOR BRUTO - NC, como puedes verlo a continuación:

COMPRAS

En la sección COMPRAS debes aplicar la misma lógica que en el apartado de VENTAS, se debe analizar el tipo de impuesto y se deben colocar las bases sin IVA de las adquisiciones  que se han realizado durante el periodo.

Un punto clave en esta sección es el casillero 564, que debe ser llenado manualmente con el valor sugerido, marcado en azul. Este valor representa la diferencia entre el IVA en COMPRAS y el IVA en VENTAS. Si no lo ingresas, terminarás pagando el IVA en ventas por completo.

RÉGIMEN IMPOSITIVO

En la sección de Régimen Impositivo, debes registrar el crédito tributario, que corresponde a los valores a favor que puedes utilizar para compensar el impuesto y así reducir o incluso eliminar el pago del IVA. Si has recibido Retenciones de IVA, estas deben descontarse en el casillero 609. En caso de tener un valor a favor, se activará el casillero 617, donde deberás ingresar el valor sugerido como crédito tributario para poder aplicarlo en futuras declaraciones.

RETENCIONES

La sección de retenciones mostrará los valores de las retenciones de IVA que has emitido por tus compras las cuales debes pagarla dentro del mes. Este valor no se puede modificar ya que está enlazado con los comprobantes emitidas desde tu sistema de facturación electrónica.

TOTALES

La sección totales muestra los valores a pagar por concepto de IVA, en caso de no existir saldrá en 0. Es importante conocer, que a pesar de no haber tenido ventas ni compras durante el mes, la declaración debe enviarse en 0 ya que de no hacerlo, se generarán multas por contravenciones.

Una vez que hayas confirmado toda la información, haz clic en Siguiente para revisar el Resumen de la Declaración y los valores a pagar. Luego, presiona Aceptar. Si tienes un convenio de débito, el pago se realizará automáticamente. Si no cuentas con este convenio, selecciona Otras Formas de Pago, donde podrás cancelar la orden utilizando el medio financiero de tu preferencia.

Una vez envíes la declaración recuerda pagarla en la fecha indicada, caso contrario se aplicarán intereses y deberás generar un nuevo comprobante de pago.

Esperamos que esta guía te haya sido de utilidad y recuerda que en Dátil, automatizamos todo el proceso de tu declaración con las transacciones cargadas en nuestra plataforma. Sin esfuerzo adicional, completamos automáticamente los casilleros de tus compras y ventas del período en el SRI a través de nuestro archivo JSON, facilitando tu declaración de impuestos.

Olvídate de procesos manuales y aprovecha nuestra tecnología para simplificar tu gestión fiscal. ¡Prueba esta funcionalidad hoy mismo y ahorra tiempo!